Vad kostar ett mötesrum med videokonferens 2026? Budget per rumsstorlek

Vad kostar installation av ett mötesrum?

Installationspriset är det enklaste att sätta: från 4 900 kr ex. moms per rum. Det täcker allt arbete från att vi mäter rummet till att personalen får en genomgång. Ett rum tar normalt fyra till sex timmar, och vi installerar kvällar och helger utan tillägg så att rummen kan användas som vanligt under dagen. Har ni flera rum i samma lokal får ni ett samlat fast pris som blir lägre per rum, eftersom inventering, resa och överlämning bara görs en gång.

Det här ingår i installationspriset per rum:

• Rumsinventering på plats eller via bilder och planritning
• Montering av skärm eller dubbla skärmar på vägg eller golvstativ
• Montering av kamera, videobar, bordsmikrofon eller takmikrofon
• Kabeldragning i bordslåda, kabelkanal och vägg samt nätverksanslutning
• Konfiguration av Teams Rooms, Zoom Rooms eller BYOD tillsammans med er IT
• Bokningspanel utanför rummet, om ni valt det
• Test med ett riktigt videosamtal och genomgång för personalen

Vad består utrustningen av?

Ett videokonferensrum består av fem delar, och det är antalet och klassen på dem som avgör budgeten. Skärmen visar deltagarna och det delade innehållet. Kameran filmar rummet och bör ha vidvinkel i små rum och automatisk inramning i stora. Ljudet är mikrofoner och högtalare, antingen inbyggda i en videobar eller separata på bordet och i taket. Datorn är antingen en dedikerad rumsdator med pekskärm på bordet (Teams Rooms eller Zoom Rooms) eller deltagarens egen laptop som ansluts med en kabel (BYOD). Den femte delen är det runt omkring: fästen, kabeldragning, nätverksuttag och bokningspanel.

Vår erfarenhet är att företag ofta lägger för mycket på skärmen och för lite på ljudet. En 75-tumsskärm i ett rum för sex personer imponerar, men om distansdeltagarna inte hör vad som sägs är rummet ändå oanvändbart. Lägg budgeten på mikrofoner och kamera först, skärmstorlek sist. Vilken plattform som passar er beskriver vi i Teams Rooms eller Zoom Rooms – så väljer ni.

Budget per rumsstorlek: fokusrum, mötesrum och styrelserum

Nedan beskriver vi tre typiska nivåer. Installationspriset är detsamma oavsett nivå – från 4 900 kr ex. moms per rum – men styrelserummet tar längre tid och får därför ett högre fast pris efter inventering. Utrustningsbudgeten anger vi som komponenter, eftersom produktpriserna skiljer sig mellan leverantörer. Be oss om ett utrustningsförslag med aktuella priser, så får ni en totalsumma per rum.

• Fokusrum, 2–4 personer: en skärm på 43–55 tum, en videobar med kamera, mikrofoner och högtalare i en enhet, en USB-C-kabel för BYOD eller en enkel Teams Rooms-dator med bordspanel. Lägst utrustningsbudget – en videobar ersätter tre separata produkter.
• Mötesrum, 6–10 personer: skärm på 65–75 tum, videobar eller separat kamera med automatisk inramning, en eller två bordsmikrofoner, dedikerad rumsdator med pekskärm på bordet, bokningspanel utanför dörren. Mellannivå – det är här de flesta företag i Stockholm landar.
• Styrelserum, 12 personer eller fler: dubbla skärmar på 75–86 tum (deltagare på den ena, innehåll på den andra), kamera med talarspårning, takmikrofoner och separata högtalare, rumsdator, bokningspanel och ofta akustikabsorbenter. Högst budget, och installationen tar oftast en hel dag.
• Tillval oavsett storlek: trådlös skärmdelning (till exempel ClickShare), extra kamera för whiteboard, golvstativ i stället för väggmontering och kabelhantering i bordet.

Vad gör ett rum dyrare än ett annat?

Två rum med samma antal stolar kan hamna på helt olika totalsummor. Det är sällan skärmen som avgör, utan rummets form och vad som redan finns på plats. Det här är de faktorer vi tittar på när vi sätter ett fast pris:

• Akustik. Glasväggar, betonggolv och hårda bord ger efterklang som mikrofoner inte kan trolla bort. Absorbenter på vägg eller i tak löser det, men kostar extra i både material och montering.
• Rummets längd. Långa, smala rum behöver kamera med zoom och mikrofoner längs hela bordet. Ett kvadratiskt rum klarar sig med en videobar.
• Nätverk och ström. Finns det ett nätverksuttag och ett eluttag vid skärmväggen? Om inte behöver kabel dras, och nya eluttag gör en elektriker. Vi samordnar men utför inte elarbete.
• Väggen. Gips på regel går snabbt. Betong kräver slagborr, och glasväggar betyder golvstativ i stället för väggfäste.
• Dubbla skärmar. Två skärmar betyder två fästen, dubbel kabeldragning och längre installationstid.
• Befintlig utrustning. Har ni redan skärm och kamera som fungerar installerar vi dem – ni betalar bara arbetet.

Teams Rooms eller egen laptop – vad kostar skillnaden?

Den största enskilda budgetfrågan är om rummet ska ha en egen rumsdator eller om deltagarna kopplar in sin laptop. En BYOD-lösning är billigast i utrustning: skärm, videobar och en kabel på bordet. Nackdelen är att mötet startar först när någon hittat kabeln, anslutit och delat skärmen. En Teams Rooms- eller Zoom Rooms-dator kostar mer och kräver en licens per rum, men mötet syns på bordspanelen och startar med ett tryck. För rum som används flera gånger om dagen betalar sig rumsdatorn i sparad mötestid, för ett fokusrum som används ibland räcker BYOD.

Installationen kostar lika mycket oavsett – från 4 900 kr ex. moms per rum. Vi konfigurerar rumskontot tillsammans med er IT-ansvarige eller IT-leverantör, som hanterar licens och konto, medan vi gör allt det fysiska. En checklista över vad er IT behöver förbereda finns i Teams Rooms-checklistan.

Prisexempel från Stockholm

Exemplen nedan är typiska uppdrag beskrivna för att visa hur budgeten byggs upp. Det exakta priset för era rum får ni efter en inventering, oftast samma dag.

• Fokusrum hos en byrå i Stockholm City: 50-tumsskärm på gipsvägg, videobar och USB-C-kabel för BYOD. Installation till grundpris, klart på en kväll. Se konferensrum i Stockholm City.
• Två mötesrum för åtta hos ett teknikbolag i Kista: 65-tumsskärm, videobar, Teams Rooms-dator och bokningspanel i varje rum. Samlat fast pris för båda rummen, installerat under en helg. Se konferensrum i Kista.
• Styrelserum i Arenastaden, Solna: dubbla 75-tumsskärmar på betongvägg, kamera med talarspårning, takmikrofoner och absorbenter på två väggar. Installation en hel dag med högre fast pris efter inventering. Se konferensrum i Solna.
• Nytt kontor i Hammarby sjöstad: tre mötesrum installerade i samband med kontorsflytt och nytt kontorsnätverk – samlat pris där rummen kostar mindre per styck.

Vanliga felköp – och hur ni undviker dem

De dyraste misstagen är sällan att man köpt för lite, utan att man köpt fel. Konsument-TV i stället för en skärm byggd för drift hela dagen, en webbkamera som bara ser de två närmast bordet, eller en videobar i ett tolvpersonersrum där den inte räcker. Ett annat vanligt fel är att köpa utrustningen innan någon tittat på rummet, så att skärmen inte går att hänga där kabeln finns.

Vårt råd: börja med en inventering av rummet och hur det faktiskt används, välj plattform efter vad ni redan betalar för i Microsoft 365 eller Zoom, och lägg budgeten på ljud före skärmstorlek. Vi kan leverera utrustningen eller installera det ni redan köpt in – och säger till i förväg om något ni köpt inte kommer att fungera i rummet. Behöver ni även skärmar i receptionen eller lunchrummet gör vi det i samma pass, se skärmar och digital skyltning.

Så får du ett fast pris

Skicka en bild på rummet och ett mått på längd och bredd, berätta hur många personer rummet är tänkt för och om ni kör Teams, Zoom eller blandat. Säg också om ni redan har utrustning. Ni får ett utrustningsförslag och ett fast installationspris ex. moms per rum, oftast samma dag, och en tid för installation kväll eller helg. På plats monterar vi, drar kabel, konfigurerar rummet och ringer ett riktigt samtal innan vi lämnar.

Boka direkt på /boka eller läs mer om installation av konferensrum i Stockholm. Ring 010-176 55 60 eller mejla hej@instly.se om ni hellre vill gå igenom rummen först.