Kontorsflytt: checklista för nätverk, skärmar och mötesrum

Tre månader före: fiber och lokal

Beställ fiber eller bredband till den nya lokalen så tidigt som möjligt. Leveranstiderna kan vara sex till tolv veckor. Kontrollera vilka operatörer som finns i fastigheten och om det finns en reservlösning.

Gör ett platsbesök med er installatör. Gå igenom planritning, befintlig kabeldragning, var serverrum eller nätverksskåp ska sitta och hur mötesrummen ska användas.

• Beställ fiber
• Platsbesök och planritning
• Inventera befintlig utrustning

Sex till åtta veckor före: planering

Bestäm var arbetsplatser, mötesrum, skrivare och skärmar ska vara. Planera kabeldragning och antal nätverksuttag, åtkomstpunkter och eventuell ny utrustning. Beställ det som behövs.

Samordna med möbelleverantör, flyttfirma, fastighetsägare och IT-leverantör. Bestäm en tidsplan för flyttdagen.

Två veckor före: installera i den nya lokalen

Kabeldragning, rack, patchpanel, switchar och åtkomstpunkter bör installeras innan flytten. Mötesrummen kan förberedas med skärmfästen och kablage. Testa att fibern levererar och att brandväggen fungerar.

Flyttdagen: koppla ner och märk

Koppla ner utrustningen i den gamla lokalen och märk varje del med vart den ska. Packa skärmar och datorer i skyddande emballage. Flytta nätverksutrustning sist och koppla upp den först.

En väl planerad flytt för ett kontor med 20–40 platser klaras över en helg.

Efter flytten: testa allt

Testa varje arbetsplats, varje mötesrum och varje skrivare. Gör ett testsamtal i mötesrummen. Kontrollera Wi-Fi-täckningen med mätning. Ha någon på plats första morgonen när personalen kommer.

Vanliga misstag

Att beställa fiber för sent. Att inte kontrollera undertaket och kabelvägarna innan. Att glömma bokningspaneler, passersystem och skrivare. Och att flytta gammal utrustning som borde ha bytts. Instly hjälper till med IT vid kontorsflytt med fast pris.

Roller och ansvar

Utse en projektledare internt som har mandat att fatta beslut. Bestäm vem som ansvarar för fiber, nätverk, mötesrum, möbler, flyttfirma och kommunikation med personalen. Ha regelbundna avstämningar de sista veckorna och en gemensam lista över öppna frågor.

Kommunikation till personalen

Berätta i god tid vad som händer, vad var och en ska packa själv och när datorer ska lämnas in. Ge instruktioner för första dagen: var man sitter, hur man ansluter till Wi-Fi och vem man frågar om något inte fungerar.

Glöm inte detta

Passersystem och nycklar, skrivare och skannrar, telefoner och växel, bokningspaneler, skärmar i reception, larm och kameror, adressändring hos operatörer och leverantörer, samt uppsägning av avtal i den gamla lokalen.

• Passersystem
• Skrivare och skannrar
• Bokningspaneler
• Adressändring hos leverantörer

Möbler och teknik i samma pass

Samordna möbelmontering och teknisk installation, så att skrivbord och kabelrännor finns på plats innan skärmar och dockor installeras. Det sparar både tid och dubbelarbete.