Kontorsflytt vid kvartalsskiftet – checklista vecka för vecka (Stockholm 2026)

Varför kvartalsskiftet är den svåraste flyttdagen

Lokalhyresavtal i Stockholm löper nästan alltid till ett kvartalsskifte, och uppsägningstiden är ofta nio månader. Det gör att många företag flyttar samma helg – den sista i december, mars, juni eller september. Flyttfirmor, hissbokningar i fastigheten, elektriker och operatörernas installationstider är fullbokade just då, och den som ringer tre veckor innan får välja mellan det som är kvar.

Årsskiftet är dessutom värst av de fyra. Mellan jul och nyår är fastighetsskötare lediga, operatörernas tekniker har färre tider och många leverantörer har stängt. Flyttar ni den 31 december ska allt som kräver någon annans medverkan vara klart före den 20 december. Därför börjar vår checklista åtta veckor före flyttdagen – vilket för en flytt vid årsskiftet betyder nu, i början av november.

8 veckor före: fiber, platsbesök och budget

Det första ni gör är att ta reda på vilken uppkoppling den nya lokalen har. Finns det fiber indraget till fastigheten, och till just er lokal? Vem är operatör, och går det att teckna avtal direkt eller måste fastighetsägaren godkänna? Leveranstiden för en ny fiberanslutning till ett kontor i Stockholm är ofta fyra till åtta veckor, ibland längre om det krävs grävning eller nytt kablage i fastigheten. Beställ i den här veckan, annars startar ni i den nya lokalen på mobilt bredband.

Samma vecka bokar ni ett platsbesök i den nya lokalen. Vi går igenom planritningen med er och tittar på det som avgör hela installationen:

• Var fibern kommer in och var rack, patchpanel och switchar kan stå – helst ett låsbart utrymme med ventilation
• Befintliga nätverksuttag, undertak och kabelstegar som går att återanvända
• Mötesrummens form, väggar och var skärm, kamera och nätverk kan placeras
• Eluttag vid skrivbord, i mötesrum och i serverrummet – nya uttag kräver elektriker och ska beställas nu
• Hiss, lastintag och fastighetens regler för helgarbete
• Vad av dagens utrustning som är värd att flytta och vad som bör bytas

6 veckor före: besluta vad som flyttas, köps och kasseras

Efter platsbesöket får ni ett fast pris och en projektplan från oss. Nu fattar ni besluten som styr resten av flytten. Nätverksutrustning som är äldre än fem år är sällan värd att flytta – en flytt är det billigaste tillfället att byta till åtkomstpunkter och switchar som går att hantera centralt, eftersom installationen ändå görs. Samma sak gäller mötesrum: en skärm och en videobar som fungerar följer med, ett system som personalen klagat på i två år byts nu.

Beställ det som har lång leveranstid i den här veckan: skärmar till mötesrum, bokningspaneler, höj- och sänkbara skrivbord, lockers och akustikpaneler. Möbelleverantörer i Stockholm har ofta fyra till sex veckors leveranstid före ett årsskifte. Hur ni budgeterar mötesrummen beskriver vi i vad kostar ett mötesrum med videokonferens, och vad som ingår i montering av kontorsmöbler på kontorsmöbler och montering.

4 veckor före: boka flytthelgen och informera personalen

Nu bokas allt som ska hända samma helg: flyttfirman, hissen i båda fastigheterna, elektrikern för nya uttag, vår installation och eventuell städning av den gamla lokalen. Vi samordnar gärna tidplanen med flyttfirman så att nätverksrack och mötesrumsutrustning packas sist och kommer fram först. Säg upp eller flytta befintliga avtal för bredband, telefoni, larm och skrivare – många har en till tre månaders uppsägningstid, så det här är sista chansen att slippa dubbla kostnader.

Informera personalen om vad som gäller. Det här är det som brukar behöva sägas fyra veckor innan:

• Flyttdag och vilken dag de ska sitta i nya lokalen
• Vad var och en packar själv (skrivbordslådor, personliga saker) och vad som packas av oss (datorer, skärmar, dockor)
• Att bärbara datorer tas hem över flytthelgen och tas med på måndagen
• Hur de hittar sin nya plats – en plan med namn eller nummer per skrivbord
• Ny postadress, nya besöksrutiner och var skrivare och mötesrum finns

2 veckor före: nätverk och mötesrum byggs i nya lokalen

Det som avgör om måndagen fungerar görs nu, inte på flytthelgen. Två veckor före flytten installerar vi det som kan göras i en tom lokal: kabeldragning till arbetsplatser och mötesrum, rack och patchpanel, switchar, åtkomstpunkter i taket och nätverk med separata nät för personal, gäster och teknik. Fibern ska vara levererad och testad i den här veckan – är den försenad sätter vi upp en tillfällig 5G-router så att nätet går att driftsätta ändå.

Mötesrummen monteras också nu: skärmar, kameror, mikrofoner, bokningspaneler och kabeldragning i bord och vägg. Rumskonton för Teams Rooms eller Zoom Rooms skapas av er IT eller IT-leverantör, och vi konfigurerar och testar rummen med riktiga samtal. När möblerna levereras monterar vi skrivbord och förvaring i samma pass, med kabelrännor och grenuttag under borden så att inga kablar ligger på golvet. Läs mer om nätverksinstallation för kontor och konferensrum och mötesteknik.

• Fiber levererad, router och brandvägg på plats – testat med riktig trafik
• Kabel till varje arbetsplats, märkt och mätt
• Åtkomstpunkter i tak, täckning mätt med personal i lokalen som mål
• Mötesrum monterade och testade med ett riktigt samtal
• Skrivare och skärmar i reception kopplade till rätt nät
• Skrivbord monterade, platsnummer utsatta

Flytthelgen: nedkoppling fredag, uppkoppling lördag och söndag

På fredag eftermiddag kopplar vi ner i den gamla lokalen. Varje skärm, docka och dator märks med platsnummer, kablar läggs i påse per plats, och rack och nätverksutrustning packas sist så att de kan tas i bruk först. Flyttfirman kör, vi följer med till den nya lokalen. På lördagen kopplas rack, switchar och eventuella servrar in och nätet testas igen med den utrustning som faktiskt ska användas. På söndagen sätts arbetsplatserna upp: skärmar på armar, dockor, tangentbord, mus och headset, och varje plats testas med bild, nätverk och laddning.

Mötesrummen gås igenom en sista gång, skrivarna testas från en vanlig dator och gäst-Wi-Fi provas från en mobil. Sent på söndagen går vi igenom lokalen plats för plats mot listan. Vad som ingår i en arbetsplatsinstallation står på arbetsplatser och datorer.

Måndag morgon och veckan efter

Vi finns på plats när personalen kommer. De första timmarna handlar om det ingen checklista fångar: en docka som inte känner igen just den datorn, en skärm som vill ha annan kabel, ett mötesrum där kalendern inte synkar. Att ha någon på plats som löser det på minuter i stället för att skapa ärenden sparar en hel dag av störningar. Vi stannar tills de vanligaste frågorna är besvarade och lämnar sedan en dokumentation över nätverk, uttag och mötesrum till er IT-ansvarige.

Veckan efter flytten gör ni en uppföljning: finns det platser där Wi-Fi är svagt när alla är på plats, saknas uttag någonstans, är något mötesrum underutnyttjat för att ingen vågar använda det? Småjusteringar – en extra åtkomstpunkt, en skärmarm, en genomgång av mötesrummet – görs i ett uppföljande besök. Flyttar ni till ett kontor i innerstaden eller Solna kan ni läsa om typiska lokaler där på kontorsnätverk i Stockholm City och konferensrum i Solna.

Vad kostar IT-installation vid kontorsflytt?

IT-installation vid kontorsflytt kostar från 12 900 kr ex. moms hos Instly för ett mindre kontor, och ni får ett fast pris inom 24 timmar efter platsbesöket. Priset styrs av antal arbetsplatser, antal mötesrum, hur mycket kabel som behöver dras i den nya lokalen och om nätverksutrustningen flyttas eller byts. Delarna prissätts var för sig så att ni ser vad som kostar vad:

• Kontorsflytt med projektplan, nedkoppling, flytt av rack och uppkoppling · från 12 900 kr ex. moms
• Nytt kontorsnätverk med kabel, patchpanel och åtkomstpunkter · från 3 900 kr ex. moms
• Mötesrum med skärm, kamera, ljud och Teams Rooms eller Zoom Rooms · från 4 900 kr ex. moms per rum
• Arbetsplats med skärmar, docka och test · från 795 kr ex. moms per plats
• Montering av kontorsmöbler · från 495 kr ex. moms per arbetsplats
• Elarbete, flyttfirma och fiberabonnemang tillkommer från respektive leverantör – vi samordnar

Så får du ett fast pris

Skicka planritningen på den nya lokalen, antal arbetsplatser och mötesrum, flyttdatum och vad ni vet om fiber och uttag. Ni får en tid för platsbesök inom några dagar och därefter ett fast pris ex. moms och en projektplan inom 24 timmar. Flyttar ni vid årsskiftet bokar ni platsbesöket i november så att fiber och elektriker hinner beställas i tid.

Boka direkt på /boka eller läs mer om IT-installation vid kontorsflytt i Stockholm. Ring 010-176 55 60 eller mejla hej@instly.se om ni vill gå igenom tidplanen först.