Checklista: installera Teams Rooms i mötesrummet

1. Licenser och rumskonto

Varje Teams Rooms-system behöver en Teams Rooms-licens – Basic för upp till 25 rum eller Pro för avancerade funktioner och hantering. Rummet behöver också ett resurskonto i Microsoft 365 med en egen e-postadress, så att det kan bokas i kalendern.

Detta sköts av er IT-ansvarige eller IT-leverantör. Be dem ha kontot och licensen klara innan installationen.

• Teams Rooms Basic eller Pro
• Resurskonto med e-post
• Lösenord som inte går ut

2. Välj utrustning efter rummets storlek

Små rum fungerar bra med en videobar som samlar kamera, mikrofon och högtalare. Mellanstora rum behöver en extra bordsmikrofon. Stora rum behöver en kamera med zoom och automatisk inramning samt takmikrofoner eller flera bordsmikrofoner.

Välj certifierad utrustning för Teams från Logitech, Yealink, Poly, Neat eller Lenovo.

3. Skärm och placering

Skärmens storlek ska matcha avståndet till den bortersta stolen. En tumregel är att skärmens höjd ska vara ungefär en sjättedel av avståndet. Dubbla skärmar gör att deltagare och presentation syns samtidigt.

Kameran placeras ovanför eller under skärmen, i ögonhöjd så långt det går.

4. Nätverk och ström

Teams Rooms ska ha kabelanslutet nätverk, inte Wi-Fi. Kontrollera att det finns ett nätverksuttag vid skärmen och ett vid bordspanelen, eller planera kabeldragning. Bokningspanelen utanför rummet behöver PoE.

Brandväggen måste släppa igenom Teams trafik. Er IT-leverantör har Microsofts lista över portar och adresser.

5. Akustik och ljus

Ljudet är viktigare än bilden. Rum med glasväggar, stengolv och tomma väggar ger eko som gör att distansdeltagarna hör dåligt. Absorbenter på väggar och en matta kan göra stor skillnad.

Undvik stora fönster bakom deltagarna. Motljus gör att ansiktena blir mörka i bild.

6. Bokningspanel och överlämning

En bokningspanel utanför rummet visar om det är ledigt och gör att man kan boka på plats. Efter installationen ska rummet testas med ett riktigt samtal, och personalen få en kort genomgång.

Instly installerar konferensrum och Teams Rooms från 4 900 kronor ex. moms per rum.

Vanliga misstag vid installation

Att köpa utrustning för stort eller för litet rum. Att glömma nätverksuttag. Att inte ha licens och konto klart på installationsdagen. Att placera kameran så att deltagarna vid bordets ände inte syns. Att ignorera akustiken. Och att inte utbilda personalen, så att rummet används som en vanlig TV.

Underhåll efter installation

Teams Rooms-system uppdateras automatiskt, men bör övervakas av IT via Teams Rooms Pro Management eller Teams Admin Center. Kontrollera regelbundet att kameror och mikrofoner fungerar och att kablar sitter kvar. Ett kort testsamtal varje månad upptäcker problem innan de stör ett viktigt möte.

BYOD som komplement

Även i ett Teams Rooms-rum kan det vara bra att kunna ansluta sin egen dator för möten i andra plattformar. Många system stöder både Teams och BYOD via USB-C eller trådlös delning, och Direct Guest Join gör att rummet kan gå med i Zoom- och Google Meet-möten.

Budget

Utrustning för ett litet rum kostar från cirka 15 000 kronor, ett mellanstort rum 30 000–60 000 kronor och ett stort rum mer. Till det kommer licens och installation.