Teams Rooms eller Zoom Rooms – vilket passar ert kontor?

Vad är Teams Rooms och Zoom Rooms egentligen?

Båda är så kallade rumssystem: en liten dator i rummet som alltid är igång, kopplad till skärm, kamera, mikrofoner och högtalare, och styrd från en pekskärm på bordet. Rummet har ett eget konto i er kalender, så att ett möte som bokats till rummet dyker upp på bordspanelen och startar med ett tryck. Ingen behöver koppla in en egen dator eller leta efter rätt kabel.

Skillnaden ligger i vilken plattform rummet är byggt kring. Microsoft Teams Rooms är Microsofts system och hör ihop med Microsoft 365, Outlook och Teams. Zoom Rooms är Zooms motsvarighet och hör ihop med Zoom Workplace, men kopplas lika gärna till Google Kalender eller Microsoft 365 för bokningen. Hårdvaran är ofta densamma – många videobarer och rumskit kan köras i antingen Teams- eller Zoom-läge – så valet handlar om mjukvara, licens och hur ni jobbar.

Skillnader som spelar roll i vardagen

Det här är de punkter som i praktiken avgör valet när vi gör rumsinventering hos företag i Stockholm. Vi listar dem utan rangordning, eftersom olika kontor viktar dem olika.

• Kalender och bokning · Teams Rooms: rumskonto i Microsoft 365, mötet syns på panelen direkt från Outlook. Zoom Rooms: rumskalender från Microsoft 365 eller Google Workspace, lika smidigt om ni redan bokar rum i någon av dem.
• Egna möten · Teams Rooms startar Teams-möten med ett tryck. Zoom Rooms startar Zoom-möten med ett tryck. Här är de likvärdiga – på sin egen plattform.
• Möten på den andra plattformen · Båda stödjer att ansluta till den andra leverantörens möten via gästanslutning (ofta kallat interop eller Direct Guest Join). Det fungerar, men med enklare funktioner än ett eget möte: begränsad delning, färre layouter. Sitter ni ofta i kundernas Zoom-möten från ett Teams-rum, räkna med att det känns som ett besök, inte som hemma.
• Licens · Teams Rooms kräver en Teams Rooms-licens per rum utöver er Microsoft 365-licens. Zoom Rooms kräver en Zoom Rooms-licens per rum. Priset och vilka nivåer som ingår ändras över tid, så ta det från leverantören eller er IT-partner, inte från en guide.
• Administration · Teams Rooms hanteras i Teams admin center och Teams Rooms Pro Management om ni har den nivån. Zoom Rooms hanteras i Zooms webbportal. Har ni redan en IT-leverantör som sköter Microsoft 365 är Teams Rooms oftast det enkla valet för dem.
• Trådlös delning · Båda kan visa innehåll från en laptop i rummet utan att starta ett möte: Teams Rooms via Teams-appen eller kabel, Zoom Rooms via Zoom-appen eller kabel. Vill ni ha delning helt oberoende av plattform lägger vi till en ClickShare- eller HDMI-ingång.
• Hårdvara · Logitech Rally och Tap, Yealink MeetingBar och MVC, Poly Studio och Neat Bar finns certifierade för båda. Många enheter går att byta läge mellan Teams och Zoom i efterhand, vilket minskar risken om ni byter plattform om några år.

När Teams Rooms är rätt val

I de flesta kontor vi installerar i Stockholm är Microsoft 365 redan på plats: e-post i Outlook, filer i SharePoint och chatt i Teams. Då är Teams Rooms det naturliga valet. Rumskontot skapas i samma miljö som era användare, bokningen fungerar utan extra kopplingar och er IT-leverantör känner redan verktygen. Interna möten blir sömlösa, och den som bokar rummet i Outlook behöver inte tänka på tekniken alls.

Teams Rooms passar också när ni vill ha samma upplevelse i alla rum, från fokusrum med en videobar till styrelserum med takmikrofoner och dubbla skärmar. Vi konfigurerar rummen likadant, så att personalen känner igen sig oavsett vilket rum de sitter i. Exempel: ett konsultbolag i Solna med tio mötesrum, alla bokade via Outlook – här finns inget skäl att blanda in en annan plattform.

När Zoom Rooms är rätt val

Zoom Rooms är rätt när Zoom är er huvudplattform, vilket är vanligt hos bolag med många internationella kunder, hos utbildningsföretag och i branscher där Zoom blivit standard för kundmöten. Det är också ett bra val om ni kör Google Workspace, eftersom Zoom Rooms kopplas direkt mot Google Kalender utan omvägar.

Ett tredje skäl är gästmöten. Sitter ni dagligen i möten som andra bjudit in till, på Zoom, Teams, Google Meet och Webex om vartannat, upplever många att Zoom Rooms hanterar blandningen smidigt via sina gästanslutningar. Exempel: en byrå i Kista som möter kunder på deras villkor, snarare än bjuder in till egna möten. Hur det fungerar för just er plattformsmix går vi igenom vid rumsinventeringen.

Går det att ha båda? Och vad är BYOD?

Ja, men vi avråder oftast från att blanda system i samma rum. Ett rum ska ha ett tydligt sätt att starta möten på. Vill ni ha både Teams och Zoom fullt ut i ett rum går det att lösa med en enhet som kan växla läge, men det kräver att någon byter läge och är sällan något personalen gör i praktiken.

Alternativet för rum som används med många olika plattformar är BYOD (bring your own device): rummet har skärm, kamera och ljud, och den som håller mötet kopplar in sin egen dator med en USB-C-kabel eller trådlöst och kör vilket mötesprogram som helst. Det är billigare i licenser och helt plattformsoberoende, men mötet startar inte med ett tryck och kalenderintegrationen uteblir. Vi installerar ofta BYOD i små rum och Teams Rooms eller Zoom Rooms i de rum som används mest. Vad som ingår i varje upplägg står på sidan om konferensrum och mötesteknik.

Vad kostar det? Installation, hårdvara och licens

Kostnaden består av tre delar: installationen, hårdvaran och licensen per rum. Installationen är den del vi ger fast pris på. Hårdvaran väljer vi efter rummets storlek, och ni kan köpa den via oss eller själva. Licensen tecknar ni hos Microsoft eller Zoom, ofta via er IT-leverantör.

• Installation per rum · från 4 900 kr ex. moms, samma pris för Teams Rooms, Zoom Rooms och BYOD. Montering av skärm, kamera, mikrofoner och högtalare, kabeldragning i möbel och vägg, nätverk, konfiguration mot ert rumskonto och test med ett riktigt samtal ingår.
• Fokusrum 2–4 personer · videobar med kamera, mikrofon och högtalare i ett, under en 55-tumsskärm, pekpanel på bordet.
• Mötesrum 6–10 personer · 65–75-tumsskärm, kamera med automatisk inramning, bordsmikrofon, pekpanel.
• Styrelserum 12 personer eller fler · dubbla skärmar, takmikrofoner, kamera med talarspårning, ofta akustikåtgärder.
• Bokningspanel utanför rummet · tillägg per rum, monterad med PoE-kabel och kopplad till Outlook eller Google Kalender.
• Licens · en Teams Rooms- eller Zoom Rooms-licens per rum, löpande kostnad som ni tecknar själva.
• Nätverk · rumssystem bör sitta på kabel, inte Wi-Fi. Saknas uttag i rummet drar vi fram det, se nätverk för kontor.

Så väljer ni – checklista i fem frågor

Svarar ni på de här fem frågorna har ni oftast svaret innan ni ringer oss.

• 1. Var bokar ni möten i dag? Outlook i Microsoft 365 pekar mot Teams Rooms. Google Kalender pekar mot Zoom Rooms eller BYOD.
• 2. Vilken plattform används i era egna möten? Den plattformen ska rummet vara hemma i.
• 3. Hur ofta sitter ni i andras möten? Dagligen på blandade plattformar talar för Zoom Rooms eller BYOD. Sällan talar för Teams Rooms om ni kör Microsoft 365.
• 4. Vem ska administrera rummen? Er IT-leverantörs kompetens väger tungt – ett rum som ingen kan underhålla blir ett rum ingen använder.
• 5. Hur många rum och hur lika ska de vara? Fler än tre rum: välj ett system och konfigurera alla likadant.

Så går installationen till hos Instly

Vi börjar med en rumsinventering, på plats eller via bilder och mått. Ni får ett utrustningsförslag per rum och ett fast pris ex. moms, oftast samma dag. Installationen sker på kväll eller helg så att rummen kan användas som vanligt. Ett rum tar normalt fyra till sex timmar: montering av skärm och kamera, kabeldragning, nätverk, konfiguration mot ert rumskonto tillsammans med er IT, och till sist ett riktigt samtal där vi kontrollerar bild, ljud och delning från båda hållen.

Vi installerar i hela Stockholm, med flest uppdrag kring Stockholm City, Kista och Solna. Har ni redan bestämt er för Teams Rooms finns en steg-för-steg-lista i vår checklista för Teams Rooms. Ska rummen bytas i samband med en flytt kan ni samordna det med IT vid kontorsflytt.

Budget per rumsstorlek

När ni valt plattform, läs vad kostar ett mötesrum med videokonferens för utrustning och installation i fokusrum, mötesrum och styrelserum.